Documents de formation : retrouver le bon justificatif avant une intervention
Un responsable vous demande l’attestation d’un technicien avant une intervention. Le fichier est peut-être dans un email, un dossier partagé ou chez l’organisme. L’enjeu est de retrouver la bonne pièce, pour la bonne personne et la bonne formation. Voici comment préparer un dossier facile à consulter.
Un document retrouvé doit encore être vérifié. Fyrnia centralise les justificatifs que vous ajoutez aux formations des salariés ; leur présence dans le logiciel ne vaut pas autorisation d’intervenir.
Commencer par identifier la pièce réellement demandée
Demandez au responsable de l’intervention quel document est attendu, pour quel salarié et pour quelles opérations. Une attestation de formation, un avis après évaluation et un titre d’habilitation ne prouvent pas la même chose.
En matière électrique, la formation et son évaluation précèdent la décision d’habilitation de l’employeur. Ne remplacez pas le titre applicable par une ancienne attestation simplement parce qu’elle est plus facile à retrouver.
Rattacher le justificatif à une personne et à une formation
Choisissez une organisation que toute personne chargée du suivi peut comprendre. Le dossier salarié constitue un point d’entrée ; chaque formation doit ensuite être reconnaissable par son intitulé, ses dates et son organisme.
Adoptez un nom explicite, par exemple « Attestation-Camille-BR-2023-10-20.pdf ». Ce nom aide la recherche, mais le contenu du fichier reste à vérifier. Conservez les éléments historiques utiles en identifiant la formation actuelle, pour éviter de transmettre un document devenu inadapté.
- Vérifiez l’identité du bénéficiaire et la lisibilité du fichier.
- Comparez le programme ou les symboles avec la formation enregistrée.
- Contrôlez les dates et identifiez l’organisme émetteur.
- Attribuez la collecte de la pièce manquante à une personne précise.
Dans Fyrnia, retrouver une attestation depuis l’espace Documents
Lorsque vous ajoutez un justificatif à une formation sur la fiche d’un salarié, il devient consultable dans cette fiche et dans l’espace « Documents ». Vous pouvez y afficher les attestations et rechercher un fichier à partir du nom du salarié ou de la formation.
Dans l’exemple fictif ci-dessous, les attestations de Camille et d’Alex ont été ajoutées. Celle de Sam manque encore : la liste affichée aide à identifier le dossier à compléter. La recherche permet ensuite de retrouver le fichier de Camille sans parcourir les emails de l’équipe.
À vous de commencer
Ajoutez une formation
Ouvrez la fiche du salarié et renseignez la formation, ses dates et l’organisme.
Joignez son justificatif
Ajoutez une attestation ou un certificat au format PDF ou image, jusqu’à 3 Mo.
Retrouvez la pièce
Dans Documents, choisissez Attestations et recherchez le nom du salarié ou la formation.
Après la création de votre espace, commencez par une fiche salarié. Les exemples ci-dessus illustrent le fonctionnement du logiciel.
Avant de transmettre la pièce, vérifier le contexte
Ouvrez le justificatif pour contrôler son contenu, puis rapprochez-le de la demande actuelle. Vérifiez aussi les autres documents nécessaires à l’intervention auprès de la personne qui l’organise. Le suivi des formations apporte une partie des informations ; les consignes du site, l’analyse des risques et les autorisations relèvent de la préparation de l’opération.
Transmettez uniquement les éléments utiles, aux personnes concernées, par le canal prévu par votre entreprise. Les documents médicaux relèvent d’une gestion spécifique : ne les mélangez pas aux attestations de formation diffusées pour préparer une intervention.
Créer un premier dossier utilisable, puis élargir le classement
Vous pouvez commencer avec une seule personne dont vous avez déjà les informations. Ajoutez sa formation, vérifiez ses dates et joignez une attestation ou un certificat. Le formulaire Fyrnia accepte un PDF ou une image, avec une limite de 3 Mo par pièce et un justificatif joint par formation.
Ouvrez ensuite Documents pour vérifier que vous retrouvez le fichier. Ce premier essai donne une méthode reproductible pour les autres salariés. Les formations réalisées chez vos organismes habituels peuvent également être renseignées.
Questions fréquentes
Fyrnia récupère-t-il automatiquement les documents dans mes emails ?
Non. Vous ajoutez les justificatifs aux formations des salariés. Ils sont ensuite regroupés dans l’espace Documents pour être retrouvés et consultés.
Puis-je conserver une formation réalisée ailleurs ?
Oui. Le formulaire permet de renseigner un autre organisme et d’ajouter le justificatif dont vous disposez. Le suivi gratuit n’exige pas de réserver toutes vos formations auprès de Fyrnia.
Une attestation présente suffit-elle à autoriser une intervention électrique ?
Non. L’attestation documente une formation. L’habilitation délivrée par l’employeur, son périmètre et les conditions réelles de l’intervention doivent également être examinés.
Repères vérifiés à la date indiquée. Les sources sont reliées aux passages concernés. Les conditions propres aux formations Fyrnia sont précisées sur devis.