Informations légales

Politique de confidentialité

Relevé du fonctionnement mis à jour le 18 septembre 2026. Cette notice décrit les traitements observés, les purges techniques désormais actives et les choix de conservation qui restent sous la responsabilité de l’entreprise cliente. Elle ne constitue pas une certification RGPD.

Qui traite les données ?

NB Formation, SAS au capital de 1 000 euros, SIREN 840 365 118, La Plantisse, 2191 route Buissonnière, 24330 Boulazac Isle Manoire, exploite actuellement Fyrnia. Contact confidentialité et protection des données : contact@fyrnia.fr. Ce contact n’est pas présenté comme un DPO officiellement désigné. NB Formation répond des traitements qu’elle détermine pour ses propres activités.

Pour les demandes commerciales et la gestion de ses relations, l’exploitant détermine les traitements. Pour les dossiers de salariés saisis dans l’espace RH, l’entreprise cliente détermine les finalités et agit comme responsable de traitement ; l’exploitant intervient pour son compte. Ce rôle est encadré par l’accord de sous-traitance accepté avec les CGU par l’administrateur autorisé.

Données, finalités et bases légales

Contact et partenariat : nom, entreprise, email, sujet ; téléphone et message facultatifs. Répondre et gérer l’échange professionnel relève de l’intérêt légitime de traiter les sollicitations, sous réserve de la mise en balance des droits. Les champs obligatoires sont nécessaires pour répondre.
Devis : coordonnées du contact, entreprise/SIRET, formation, effectifs, lieu, période et précisions facultatives. Étudier et préparer la proposition : mesures précontractuelles lorsque la personne est elle-même partie au futur contrat ; intérêt légitime de gestion de la relation professionnelle lorsqu’elle représente une personne morale. Une demande ne constitue pas une commande.
Comptes et assistance : nom, email, organisation, rôle/équipe, empreinte de mot de passe, paramètres. Fournir l’accès et gérer le service : contrat pour une personne cocontractante ou intérêt légitime de gestion des utilisateurs pour les représentants d’une organisation. Les salariés suivis ne sont pas réputés consentir par l’inscription de leur administrateur.
Sécurité : authentification, empreintes techniques d’email/IP pour limiter les tentatives, journaux d’exécution et de livraison. Base envisagée : intérêt légitime à sécuriser le service et prévenir les abus. Les prestataires peuvent traiter IP et métadonnées de connexion. Le code n’enregistre pas l’IP brute dans les compteurs d’authentification.
Gestion de la formation : informations nécessaires aux participants, sessions et justificatifs. Les obligations administratives, comptables et de preuve applicables sont à identifier dans le registre selon le dossier ; elles ne justifient pas une conservation indéfinie de toutes les données.
Suivi RH : noms, prénoms, poste, équipe, site, email facultatif, dates de formation/échéance, notes, organismes, pièces et demandes. Fournir le suivi et les alertes sur instructions de l’entreprise, laquelle documente la base légale de son traitement (obligation légale ou intérêt légitime selon le cas). Aucun consentement global des salariés n’est présumé.

Les données peuvent provenir de la personne, de son administrateur/employeur ou des registres publics lors d’une recherche d’entreprise. L’employeur informe les salariés et utilisateurs, y compris en cas de collecte indirecte. Aucun paiement par carte ni processeur de paiement n’est intégré dans la version auditée. L’assistant IA est retiré ; les données du suivi ne sont pas envoyées à un modèle IA par une fonctionnalité active identifiée.

Mesure facultative des demandes et inscriptions

Après accord, la page d’entrée publique et une catégorie de provenance sont associées à une demande de devis ou inscription : Google, Bing, autre moteur, ChatGPT, Perplexity, Gemini, Claude, Copilot, NB Formation, autre site ou direct/non identifié. Il s’agit d’un suivi interne de conversion, pas d’un compteur de tous les visiteurs. Une inscription peut être rapprochée du démarrage de l’espace, sans copier les dossiers salariés dans les statistiques.

Cette mesure repose sur le consentement, séparé de l’utilisation du service. Le choix reste valable 180 jours ; les données de visite restent utilisables 30 minutes dans l’onglet. Elles ne sont écrites en base qu’à la conversion. Aucun terme recherché, URL complète avec paramètres, historique de navigation, identifiant publicitaire ni IP n’est ajouté à cet enregistrement. Ces catégories ne signifient pas que les fournisseurs IA reçoivent vos données. La mesure n’est pas incluse dans l’email de demande.

Le refus laisse le service accessible. Vous pouvez modifier votre choix via « Choix de mesure d’audience » ou la page cookies. Le retrait efface les informations de visite du navigateur et empêche leur transmission future. Il ne supprime pas automatiquement les mesures déjà enregistrées avec un compte ou une demande : contactez-nous pour exercer vos droits.

Accès, partage et destinataires

Les personnes habilitées à administrer ou assister le service, l’entreprise cliente et ses utilisateurs autorisés accèdent aux données nécessaires à leurs tâches. Les destinataires d’alertes choisis par l’entreprise reçoivent les noms, formations, sites/services et échéances nécessaires. Vérifiez leurs adresses et leur habilitation avant activation.

Le passeport partagé par lien ou QR code est lisible sans connexion par quiconque possède ce lien. Il expose l’identité professionnelle, l’entreprise et le suivi courant, sans donner accès aux fichiers justificatifs. Le renouvellement du lien révoque l’ancien accès ; il ne rappelle pas les copies déjà réalisées. Un salarié marqué sorti n’a plus de passeport public accessible. Évitez les partages publics.

Les données nécessaires aux formations peuvent être transmises à l’organisme chargé de leur réalisation, selon l’organisation contractuelle à préciser au client. Les demandes du site sont conservées en base puis notifiées par Resend à contact@fyrnia.fr. Aucun appel n8n actif n’est présent dans ce circuit audité. Les serveurs de réception des domaines fyrnia.fr et fyrnia.ch sont ceux d’Infomaniak. Le paramétrage exact des boîtes, alias, redirections et personnes autorisées reste à consigner par leur administrateur. Aucun CRM externe actif n’a été identifié dans les circuits du code audité ; un traitement manuel ultérieur ne peut être exclu par cette inspection.

Prestataires et transferts hors UE/EEE

Inventaire mis à jour le 18 septembre 2026. Les accords publics décrivent les garanties proposées par les prestataires ; le dossier contractuel de NB Formation doit conserver les versions applicables aux comptes, leurs annexes et les éléments de transfert. Les copies communicables peuvent être demandées à contact@fyrnia.fr, après protection des informations confidentielles et des données de tiers.

Vercel Inc., États-Unis : hébergement, exécution des fonctions et réseau de diffusion ; requêtes, IP/métadonnées et données traitées par l’application. Le compte Fyrnia est passé en offre Pro le 18 septembre 2026 et les fonctions applicatives sont configurées en région fra1, Francfort. Le réseau de diffusion, le support et certains traitements du fournisseur restent internationaux. Le DPA Vercel publié couvre les clients Pro et prévoit notamment les clauses types européennes selon le rôle des parties ; le registre des sous-traitants complète cet inventaire. La région européenne réduit les transferts liés au calcul applicatif sans les supprimer à elle seule.
Neon / Databricks : PostgreSQL, comptes, salariés, formations et fichiers justificatifs. La base active est configurée sur AWS Europe Central 1, Francfort, depuis le 18 septembre 2026. Une ancienne copie en Virginie du Nord est temporairement conservée pour le retour arrière pendant la validation ; elle ne doit plus recevoir d’écritures après la bascule et sa suppression doit être constatée. Les conditions Neon du 5 août 2026 désignent Databricks, Inc., aux États-Unis, maison mère de Neon, LLC, et renvoient au DPA Databricks, avec clauses types pour les transferts concernés. Sous-traitants Databricks, auxquels les conditions Neon ajoutent Grafana Labs aux États-Unis. Le choix de Francfort ne supprime donc pas les éventuels accès et transferts internationaux du fournisseur.
Resend, Plus Five Five, Inc., États-Unis : destinataires, expéditeurs, objets, contenus et états des emails transactionnels. Envoi configuré en Irlande ; stockage déclaré aux États-Unis. DPA, liste officielle actualisée et garanties et durées. Le fournisseur indique intégrer le DPA aux conditions, avec clauses types et possibilité d’obtenir une copie signée. Sa liste comprend aussi des outils de support et d’IA ; cela ne démontre pas que chaque email leur est transmis. Ne pas leur adresser de documents salariés dans un ticket de support sans nécessité et cadre vérifié.
Infomaniak Network SA, Suisse : réception de la messagerie des domaines .fr et .ch, vérifiée par leurs enregistrements MX. Coordonnées, correspondances, demandes et pièces éventuellement reçues. Hébergement suisse déclaré par le fournisseur ; la Suisse bénéficie d’une décision européenne d’adéquation. Cadre RGPD et accord de traitement. Ses sous-traitants sont documentés dans les conditions du service et la politique fournisseur. Les éventuelles redirections vers une autre messagerie nécessitent un inventaire complémentaire avant d’affirmer que toutes les copies restent en Suisse.
API publiques Adresse et Recherche d’entreprises : recherches transmises côté serveur aux services publics des données d’adresse et du registre d’entreprises ; seule la requête nécessaire est transmise, pas le cookie Fyrnia ni le dossier RH. Service Adresse et documentation Recherche d’entreprises. Les conditions de ces services publics régissent leurs journaux propres ; ils ne sont pas des hébergeurs du dossier salarié.
OpenStreetMap Foundation, Royaume-Uni : après activation volontaire de la carte, IP, métadonnées du navigateur et tuiles demandées ; aucun justificatif RH transmis par cette fonction. Politique et prestataires OSMF. La carte reste facultative. La localisation de l’ensemble du réseau de tuiles ne peut être déduite du siège de la fondation ; le cadre des transferts du fournisseur doit être réévalué en cas d’évolution.
Sauvegardes administrées pour NB Formation : copie chiffrée de la base et des pièces sur le Mac dédié à l’administration de Fyrnia, puis copie externe dans un dossier privé kDrive, fourni par Infomaniak Network SA en Suisse. L’archive est chiffrée avant son envoi ; la clé privée n’est pas déposée dans ce dossier. Une première copie externe a été téléchargée et son intégrité vérifiée le 18 septembre 2026. Le passage quotidien est programmé mais dépend du Mac, de l’outil de planification et de la session du stockage ; il ne garantit pas une exécution autonome lorsque le poste est éteint. Le lieu physique et les déplacements du poste sont à consigner dans le registre d’exploitation.
Copie externe antérieure : une copie ponctuelle chiffrée a été déposée le 18 septembre 2026 dans Google Drive, sans la clé privée. Ce flux n’est pas retenu pour les sauvegardes régulières des nouveaux clients et sa clôture est suivie dans le registre. Les services Google grand public ne proposent pas d’accord de sous-traitance pour Drive ; cette copie ne permet pas de revendiquer un dispositif de sauvegarde contractuellement validé chez Google.

Le calcul applicatif et la base active sont désormais configurés à Francfort, mais Fyrnia ne peut pas être présenté comme intégralement hébergé dans l’Union européenne : le réseau, le support, Resend, certains sous-traitants et la copie temporaire de retour arrière impliquent encore des traitements internationaux. Pour les États-Unis, une certification DPF n’est utilisable que si l’entité et les catégories de données sont effectivement couvertes ; cette couverture n’est pas certifiée ici. À défaut d’adéquation applicable, les clauses types nécessitent l’analyse des transferts et les mesures complémentaires requises.

Conservation et effacement

État réel : le passage quotidien purge les compteurs d’authentification et traces de réinitialisation après deux jours, les mesures de conversion après 90 jours, et les journaux d’alertes après six mois. Les formulaires publics sans compte sont purgés après trois ans. Les preuves minimales d’acceptation et de fermeture expirent cinq ans après la clôture. Les sauvegardes locales suivent une rotation des trente archives quotidiennes vérifiées les plus récentes. Les copies externes sont revues à partir de trente archives ; leur retrait n’est pas encore automatisé. Les fichiers placés dans la corbeille kDrive suivent également la rétention du fournisseur (30 jours pour l’offre gratuite selon ses conditions), sauf suppression définitive autorisée. Marquer un salarié sorti conserve sa fiche ; supprimer sa fiche efface de la base active ses formations et fichiers. L’administrateur peut exporter l’ensemble de son espace puis le fermer depuis les paramètres.

Dossiers RH : aucune durée arbitraire n’efface automatiquement les salariés, formations ou justificatifs d’une entreprise active. L’employeur fixe et documente les durées adaptées à ses obligations, réalise les revues nécessaires et supprime les éléments devenus inutiles. Les archives doivent être séparées de l’usage courant et accessibles aux seules personnes habilitées. Aucun dossier entier ne doit être conservé au seul motif qu’une pièce relève d’une obligation légale.

Prospects : suivi commercial jusqu’à 3 ans après la collecte ou le dernier contact actif du prospect ; un email envoyé sans réponse ne relance pas ce délai. Puis suppression ou anonymisation irréversible. Repère CNIL, à adopter dans la procédure ; pas d’archive commerciale générale supplémentaire.
Contact, partenariat et assistance sans contrat : les formulaires publics conservés en base sont supprimés après trois ans au maximum. La copie en messagerie suit la finalité réelle de l’échange ; en cas de litige, seules les preuves utiles sont archivées.
Devis non acceptés : durée de validité de 30 jours puis suivi du besoin, au maximum 3 ans après le dernier contact entrant ; suppression ensuite, sauf preuve nécessaire d’un différend identifié. Devis acceptés et conventions : relation active puis archive probatoire de 5 ans après fin d’exécution, sous réserve des délais de prescription et obligations spécifiques applicables.
Clients et coordonnées professionnelles : durée de la relation ; prospection éventuelle limitée à 3 ans après sa fin ou le dernier contact actif. Les pièces contractuelles nécessaires sont isolées selon la durée précédente. Les demandes d’opposition sont conservées sous forme minimale au moins 3 ans pour éviter une nouvelle sollicitation (repère CNIL).
Comptes utilisateurs : tant que l’accès est autorisé ; révocation dès départ ou retrait d’habilitation. La fermeture par l’administrateur retire tous les profils actifs. Seules les preuves contractuelles minimales sont ensuite conservées pendant cinq ans.
Salariés présents : identité, poste, équipe et informations de suivi pendant le besoin opérationnel de l’employeur ; revue annuelle proposée et correction immédiate des changements. Pas de conservation illimitée de pièces périmées.
Salariés sortis : retirer les accès et le passeport public ; proposition de revue et restitution dans les 90 jours suivant la sortie pour quitter la base de travail. L’employeur choisit ensuite, pièce par pièce, l’archive probatoire légalement nécessaire ou l’effacement. Une archive de 5 ans ne doit pas être appliquée automatiquement à tous les dossiers : accidents, contentieux ou exigences sectorielles peuvent imposer d’autres délais.
Habilitations, certifications et historique de formation : données courantes pendant leur utilité pour les opérations et renouvellements. Au remplacement ou au départ, tri des preuves à conserver par l’employeur selon ses obligations de sécurité et les prescriptions applicables. Revue annuelle proposée des archives ; date d’effacement documentée par catégorie avant import, sans durée universelle liée à la seule validité du titre.
Documents salariés et pièces justificatives : même finalité et même échéance que le dossier auquel ils servent ; supprimer doublons et pièces inutiles lors de la revue. Aucun dossier médical ni numéro de sécurité sociale n’est demandé. Les originaux probatoires nécessaires doivent être restitués avant suppression.
Documents de formation détenus par NB Formation : gestion de session, attestations, évaluations et justificatifs jusqu’à clôture pédagogique/financière ; proposition de 5 ans d’archive probatoire après la session pour les pièces nécessaires. Appliquer une durée supérieure uniquement si un texte, un financement ou un contrôle le requiert, en consignant ce fondement. Ce délai proposé ne remplace pas l’analyse des conventions OPCO/financements publics.
Pièces comptables et factures : conservation légale de 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, avec accès restreint après usage courant. Les pièces fiscales qui ne relèvent pas de cette obligation suivent leur propre délai, généralement 6 ans selon la catégorie et le point de départ légal.
Journaux techniques : les liens de réinitialisation et compteurs d’authentification sont purgés après deux jours ; les traces applicatives d’alertes après six mois. Elles ne contiennent pas les documents salariés. Les durées des consoles fournisseurs dépendent du service souscrit.
Incidents et violations : dossier actif pendant la résolution ; proposition de conserver les éléments minimaux de preuve 5 ans après clôture, avec revue annuelle et prolongation motivée si contentieux. Ce n’est pas une durée RGPD légalement uniforme.
Emails : copie dans la boîte selon la finalité de l’échange (assistance, prospect, contrat ou preuve), pas conservation illimitée. Resend annonce 30 jours pour messages/journaux Free, Pro et Scale, 7 jours de sauvegardes et suppression des données restantes sous 90 jours après résiliation du compte fournisseur. Ces délais ne suppriment pas la copie du destinataire.
Sauvegardes Fyrnia : rotation des trente archives quotidiennes vérifiées les plus récentes, avec contrôle de l’empreinte avant toute suppression. La sauvegarde chiffrée et sa restauration ont été testées ; le dispositif dépend du Mac et une absence d’exécution peut donc prolonger la présence d’une archive. Une copie privée kDrive est prévue après chaque sauvegarde locale vérifiée ; un échec de copie externe doit être traité, même lorsque la sauvegarde locale réussit. Il n’assure pas une continuité indépendante de ce poste. Après restauration, les effacements doivent être réappliqués avant toute réouverture.
Mesure facultative : choix navigateur 180 jours, visite 30 minutes et données de conversion 90 jours selon le mécanisme actuel décrit plus haut ; supprimer ou ne conserver ensuite que des résultats réellement anonymes. Aucun allongement n’est proposé.

Sources du calendrier : repères commerciaux CNIL, référentiel RH 2026, journalisation CNIL, durées des documents professionnels. Les durées opérationnelles propres à Fyrnia sont documentées ci-dessus ; elles ne constituent pas des obligations universelles applicables à chaque dossier RH.

Exercer vos droits

Vous pouvez demander accès, rectification, effacement ou limitation dans les conditions du RGPD. Vous pouvez vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime selon votre situation, et à la prospection lorsqu’elle existe. La portabilité vise les données fournies, traitées automatiquement sur la base du contrat ou du consentement ; elle n’est pas un droit indistinct à toutes les archives. Le retrait du consentement vaut pour l’avenir et n’affecte pas la licéité du traitement antérieur.

Écrivez à contact@fyrnia.fr ou à l’adresse postale de l’éditeur, en précisant votre demande et l’espace concerné. Ne joignez pas d’office une copie de pièce d’identité : une vérification proportionnée peut être demandée en cas de doute raisonnable. Pour un dossier salarié, contactez d’abord votre employeur ; Fyrnia l’assiste et ne décide pas seul de ses obligations de conservation.

Le responsable doit répondre en principe dans un mois. Une prolongation de deux mois peut être nécessaire selon la complexité et le nombre de demandes, avec information dans le premier mois. Une demande manifestement infondée ou excessive relève des conditions particulières du RGPD. En cas de désaccord, vous pouvez saisir la CNIL ou l’autorité compétente. Les exceptions légales à l’effacement doivent être justifiées, pas invoquées globalement.

Sécurité, données sensibles et changements

Le code prévoit HTTPS, mots de passe hachés, sessions protégées, contrôle des accès par entreprise/rôle et limitation des tentatives. Ces mesures ne garantissent pas l’absence d’incident. Ne stockez pas de dossiers médicaux, diagnostic ou numéro de sécurité sociale dans les notes ou fichiers. Les informations d’adaptation de formation doivent se limiter au besoin pratique et être échangées par un canal adapté.

Aucune décision exclusivement automatisée produisant un effet juridique sur le salarié n’a été identifiée dans le service de suivi. Les échéances et statuts aident l’employeur sans remplacer ses décisions. Cette notice devra être actualisée lorsque les traitements, destinataires ou garanties changent. Un nouveau traitement soumis à consentement ne sera pas autorisé par le simple changement de texte.