Conditions d’utilisation du SaaS

Version applicable du 18 septembre 2026. Référence FYR-CGU-2026-09-18-02. La création ou la reprise d’un espace professionnel demande une acceptation explicite par un administrateur autorisé. Fyrnia conserve la version, la date et l’identité professionnelle déclarée de l’acceptant. Ce document reste à faire relire par un professionnel du droit ; il ne constitue pas une certification juridique.

1. Objet et accès professionnel

Fyrnia permet à une organisation de renseigner ses salariés, formations, échéances et justificatifs, d’organiser ses rappels et de préparer des demandes de formation. Le service est exploité par NB Formation, SAS au capital de 1 000 euros, SIREN 840 365 118, identifiée dans les mentions légales. L’administrateur agit pour son organisation et doit être autorisé à créer l’espace et à gérer les accès.

L’offre de suivi actuellement présentée est gratuite, sans carte bancaire ni paiement dans l’application. Les formations font l’objet d’une proposition distincte. Toute future offre payante exigera une information préalable sur le prix, la durée, les limites, la facturation, le renouvellement et la résiliation, ainsi qu’un accord adapté. Ce texte n’autorise aucun prélèvement ni conversion automatique vers une offre payante.

2. Comptes et accès

Le compte utilise un email et un mot de passe. L’administrateur peut créer d’autres accès et attribuer un rôle ; les chefs d’équipe disposent d’un périmètre limité. Les identifiants sont personnels. L’organisation retire les accès devenus inutiles et informe leurs titulaires des traitements. Les mots de passe provisoires doivent être transmis par un canal approprié et remplacés via la procédure de réinitialisation. Tout accès suspect est à signaler à contact@fyrnia.fr.

À l’inscription, l’administrateur confirme être autorisé à engager son entreprise et accepte ces CGU ainsi que l’accord de sous-traitance dans leur version affichée. Les comptes antérieurs sont invités à accepter les versions en vigueur avant de retrouver l’espace. Aucune acceptation rétroactive n’est présumée. La politique de confidentialité informe sur les traitements ; sa consultation n’équivaut pas à un consentement à tous les usages de données.

3. Rôle de l’employeur

Les tableaux de bord et alertes reposent sur les informations saisies. Les échéances proposées sont à vérifier selon les opérations, les textes, recommandations et décisions applicables. L’entreprise vérifie l’exactitude des données et maintient un contrôle approprié de ses obligations, y compris en cas d’email non reçu. Le logiciel ne délivre pas de titre, ne réalise pas d’examen médical et ne certifie pas la conformité de l’entreprise.

L’employeur décide des habilitations et autorisations. Les indicateurs du logiciel ne constituent pas une décision automatisée autorisant une personne à travailler, ni une évaluation de sa santé ou de sa performance professionnelle.

4. Documents, partage et alertes

Les justificatifs acceptés sont des PDF ou images, dans la limite affichée de 3 Mo par fichier. Ne déposez pas de dossiers médicaux, diagnostics, numéros de sécurité sociale ou pièces sans lien nécessaire avec la formation. Une attestation peut elle-même révéler des informations sensibles : limitez les pièces et masquez les mentions inutiles avant dépôt.

Le passeport est accessible sans connexion à toute personne possédant son lien ou QR code. Il présente l’identité professionnelle, l’entreprise et le suivi courant, sans joindre les justificatifs. L’entreprise limite sa diffusion et peut renouveler le lien depuis la fiche salarié. Ce n’est pas un accès nominatif : un destinataire peut transmettre le lien ou conserver une copie.

Les alertes peuvent contenir des noms et échéances de salariés. L’administrateur n’ajoute que des destinataires ayant besoin de ces informations, vérifie les adresses et retire celles devenues inutiles. Le service prévoit des rappels et récapitulatifs ; leur réception peut être affectée par les filtres email, les erreurs de saisie ou une indisponibilité. Aucun délai de livraison garanti n’est annoncé.

5. Usage autorisé et propriété

L’utilisation normale du service est autorisée pour les besoins internes de l’organisation. Il est interdit de tenter un accès aux espaces d’autrui, contourner les contrôles, diffuser du contenu illicite ou perturber le service. Les droits sur les données et documents restent à leurs titulaires. Leur dépôt autorise seulement les opérations nécessaires au service, selon les instructions de l’entreprise et l’accord de sous-traitance ; il ne transfère aucun droit d’exploitation commerciale indépendant.

6. Disponibilité et assistance

Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, incident ou intervention des prestataires. Aucun taux de disponibilité ni délai contractuel de reprise n’est garanti. Contact d’assistance : contact@fyrnia.fr. Le contact email constitue le canal d’assistance ; aucune permanence 24 h/24 ni échéance de réponse n’est promise. NB Formation annonce les maintenances planifiées empêchant l’accès dès qu’elles sont connues, en recherchant un préavis de 48 heures, sauf urgence ou incident imprévisible. L’absence de SLA n’exonère pas l’exploitant de ses obligations légales.

7. Départ, restitution et effacement

L’administrateur peut fermer l’espace depuis les paramètres après confirmation du nom de l’entreprise et de son mot de passe. Cette opération supprime de la base active l’entreprise, ses accès, salariés, formations, justificatifs, demandes et alertes. Les preuves contractuelles minimales sont conservées séparément pendant cinq ans. Les sauvegardes chiffrées sont isolées, soumises à une rotation des trente archives quotidiennes vérifiées les plus récentes et ne sont pas réinjectées dans l’usage courant. Marquer un salarié comme sorti conserve son historique ; supprimer sa fiche efface ses formations et documents associés de la base active.

Avant fermeture, l’administrateur peut télécharger une archive ZIP complète comprenant les données structurées et les justificatifs déposés. Un CSV du suivi courant reste aussi disponible. L’entreprise protège l’archive téléchargée, qui peut contenir des données personnelles. La procédure de restitution décrit le périmètre et les limites.

Le droit à la portabilité RGPD dépend de ses conditions d’application et ne doit pas être confondu avec la réversibilité contractuelle du service. Pour changer de fournisseur ou transférer ses données vers sa propre infrastructure, le client peut utiliser immédiatement l’export ZIP ou demander une assistance raisonnable à contact@fyrnia.fr, sans frais de sortie. La transition assistée commence sans préavis imposé et doit être achevée sous 30 jours calendaires, sauf prolongation demandée par le client ou exception légalement justifiée et expliquée. NB Formation maintient le service et la sécurité pendant cette transition, signale les risques connus et laisse au moins 30 jours supplémentaires pour récupérer les données avant effacement convenu. Le client ne doit pas utiliser la fermeture immédiate s’il souhaite bénéficier de cette récupération différée. La clôture immédiate reste une instruction distincte et explicite d’effacement. Les catégories exportées sont décrites dans l’accord de sous-traitance ; les mots de passe, clés de sécurité, données de tiers et code propriétaire ne sont pas transmis. La compatibilité avec le logiciel choisi par le client dépend de ce logiciel ; NB Formation documente les formats fournis. Ces engagements ne limitent pas les droits impératifs du règlement européen sur les données lorsqu’il est applicable.

8. Suspension, responsabilité et évolution

NB Formation limite une suspension aux accès ou fonctions concernés par une utilisation illicite, une compromission ou une atteinte au service ; elle informe l’administrateur du motif et de la possibilité de contester par email ; elle permet la correction avant suspension sauf urgence, puis réexamine la mesure une fois le risque levé. Pour un arrêt décidé du service, NB Formation informe les clients au moins 60 jours à l’avance et organise la restitution avant effacement, sauf contrainte légale ou urgence justifiée. Ces préavis ne constituent pas une garantie de disponibilité. Aucune faculté générale de supprimer un compte sans motif ni restitution n’est instituée par ces conditions.

Les responsabilités s’apprécient selon le droit applicable, les obligations respectives et les faits. Aucune exclusion de toute responsabilité, ni plafond égal à un abonnement gratuit, n’est posé ici. Les limites éventuellement convenues doivent préserver les obligations essentielles et les droits impératifs. Les changements substantiels des conditions devront être communiqués avant leur application avec un préavis de 30 jours, sauf exigence légale ou mesure urgente de sécurité, une nouvelle acceptation lorsque nécessaire et la possibilité de clôturer avec restitution. La version acceptée doit être conservée et toute évolution imposée par la loi expliquée ; aucun accord rétroactif n’est présumé.

9. Données et litiges

Consultez la politique de confidentialité, la politique cookies et l’accord de sous-traitance. Une réclamation peut être adressée à contact@fyrnia.fr. Le droit français est applicable sous réserve des règles impératives. Les parties recherchent d’abord une solution amiable ; à défaut, la compétence relève du droit commun.