Passer d’un fichier Excel au suivi des formations dans Fyrnia
Votre suivi des formations est déjà dans Excel ? Reprenez les informations utiles dans Fyrnia, puis gérez les échéances et les justificatifs au même endroit. Commencez avec quelques lignes vérifiées ou créez directement un premier salarié dans votre espace gratuit.
Le fichier sert au transfert initial. Le suivi se poursuit ensuite dans Fyrnia : formations, justificatifs et rappels, sans obligation de commander une formation.
Reprenez votre fichier existant, puis suivez les échéances dans Fyrnia
Vous n’avez pas besoin de télécharger un nouveau tableau. Conservez une copie de votre fichier actuel, puis préparez quelques lignes vérifiées pour commencer. Dans Fyrnia, vous pourrez retrouver les formations, ajouter les justificatifs et configurer les rappels depuis votre espace gratuit.
L’import accepte une ligne par salarié et par formation. Pour plusieurs formations d’une personne, répétez exactement son prénom et son nom. Une ligne sans formation peut servir à importer un salarié seul. Les justificatifs se déposent ensuite dans Fyrnia.
Les colonnes à renseigner
Prévoyez une ligne d’en-têtes claire. Vous pourrez associer les colonnes de votre fichier aux champs de Fyrnia dans l’aperçu. Prénom et nom séparés limitent les ambiguïtés. Les homonymes demandent une vérification avant import : le rapprochement utilise le prénom et le nom, pas l’email.
| Colonnes | Contenu attendu | À vérifier |
|---|---|---|
| Prénom, Nom | Identité du salarié | Au moins un des deux est requis ; renseignez les deux si disponibles. |
| Poste, Équipe, Site, Email | Informations facultatives | Les salariés déjà présents ne sont pas mis à jour par cet import. |
| Formation | Intitulé de la formation réalisée | Laisser vide pour importer un salarié seul, sans date ni échéance. |
| Date de formation | Date Excel ou JJ/MM/AAAA ou AAAA-MM-JJ | Obligatoire avec une formation ; aucune date future. |
| Date d’échéance, Sans échéance | Date retenue ou Oui si aucune échéance n’est applicable | Ne pas utiliser Oui pour masquer une échéance inconnue. |
| Famille, Organisme | Code famille et nom de l’organisme, facultatifs | Famille vide : détection par intitulé à vérifier. |
Importer et vérifier en six étapes
Le fichier doit être au format .xlsx, .xls ou .csv, de 10 Mo maximum. Limitez chaque import à 2 000 lignes. Pour un CSV, utilisez de préférence UTF-8 et conservez des dates françaises non ambiguës.
- Dans votre espace, ouvrez Import et sélectionnez le fichier.
- Choisissez l’onglet de votre fichier qui contient les données à reprendre. Vérifiez la ligne des titres.
- Vérifiez chaque correspondance de colonne. Une même destination ne doit pas être utilisée deux fois.
- Corrigez les erreurs dans l’aperçu et parcourez toutes les pages de 20 lignes.
- Contrôlez les échéances proposées : si la date est vide et Sans échéance n’est pas Oui, Fyrnia propose une date selon la famille. Ce n’est pas une validation réglementaire de votre situation.
- Confirmez l’import, puis vérifiez les salariés, formations et dates dans le tableau de bord. Déposez ensuite les justificatifs.
Les erreurs fréquentes et leur correction
Un tableau avec une colonne par formation doit être réorganisé en lignes avant import. Une ligne avec une formation mais sans date réalisée est bloquée. Une date impossible ou une échéance antérieure à la formation doit être corrigée à partir du justificatif.
Si la famille n’est pas reconnue, laissez ce champ vide pour une détection à contrôler dans l’aperçu. Un réimport de la même personne, du même intitulé et de la même date de formation n’ajoute pas une seconde formation. Il ne sert pas à corriger une formation déjà enregistrée : faites cette correction depuis sa fiche.
Conservez une copie de votre fichier d’origine. Importez d’abord quelques lignes vérifiées. Si des personnes portent le même prénom et le même nom, traitez leur dossier séparément avant d’importer le reste.
Questions fréquentes
Puis-je importer directement n’importe quel tableau ?
Ne le présumez pas. Vérifiez les possibilités offertes dans votre espace ; à défaut, commencez par une reprise manuelle contrôlée des dossiers prioritaires.
Conseils d’organisation et repères documentaires à la date indiquée. Ces contenus ont été préparés avec une assistance IA. Les références réglementaires citées permettent de vérifier les repères ; aucune relecture individuelle par un formateur n’est revendiquée. Les exemples illustrent une méthode et ne décrivent pas des clients. Les conditions propres aux formations Fyrnia sont précisées sur devis.
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